Проверка документов

Во Flow у гражданина есть личный кабинет, через который он загружает все документы для образовательной организации:

• Первичные документы: скан главной страницы паспорта и страницы с регистрацией, документ о текущем образовании и если требуется, документ о смене фамилии. Документы загружает сам гражданин через свой ЛК.

• Документы на зачисление: договор, согласие на обработку персональных данных и заявление (бланки для этих документов генерируются во Flow для каждого гражданина на основании заполненных им данных). Бланки доступны гражданину в ЛК после одобрения первичных документов.

Сверка документов

Документы попадают в блок "Сканы документов" и проверяются сотрудниками ОП. Для удобной проверки можно воспользоваться удобной сверкой документов. Для этого надо нажать на значок редактирования в блоке «Данные слушателя», далее на открывшейся странице перейти во вкладку «Первичные документы». При клике на документ будет открываться блок с заполненными данными, а рядом скан этого документа, загруженный гражданином. Поочередно необходимо так проверить каждый из документов в удобном формате одного окна.

Статусы документов

У загруженных сканов документов есть три статуса:

• Новый - документы ещё не проверены, документ отмечен серым;

• Отклонён - в документах обнаружена неточность и их требуется заменить, документ отмечен красным;

• Подтверждён - документы подтверждены и гражданин сможет перейти к следующему шагу, документ отмечен зеленым.

• Просрочен - документы не проверены в срок, документ отмечен оранжевым.

Отклонённые документы гражданин должен будет загрузить повторно.

После проверки документов, автоматически изменится статус заявки гражданина.

Представители образовательного партнёра должны вовремя проверять документы по каждому гражданину, чтобы заявка попала в следующий статус, и обучение началось в установленный срок.

Подписант, определенный как подписант на РР, также должен подписывать соглашение вовремя.

Документы после подтверждения отклонить НЕЛЬЗЯ!

(исключение - паспорт и документ об образовании, до подтверждения документов ДСЗ через обращение в поддержку https://tgu-dpo.ru/form мы можем отклонить ошибочные).

Просим внимательно относиться к проверке документов.

Этапы проверки документов

Проверка первичных документов

• Отфильтруйте заявки по статусу «Требуется проверить первичные документы». (Заявки - Все заявки - в столбце «Статус заявки» выбрать необходимый»).

• Откройте страницу заявки, кликнув на номер в таблице с результатами.

• Откройте каждый из документов, загруженных в блоке "Сканы документов» через сверку документов (функционал описан чуть выше) и проверьте по каждому из документов:

  • Соответствуют ли данные в блоке "Личная информация" и данные в скане документа

  • Если в блоке "Личная информация" замечены опечатки, исправьте их, нажав на кнопку "Редактировать"

  • Проверьте соответствие текущего документа об образовании минимально допустимому уровню образования по программе

  • Здесь нет галочки, т.к. документоведы должны сверить все данные по заявке и документам, выше перечислены примеры.

• Одобрите каждый документ, если по нему нет замечаний/Отклоните документ, если увидели проблему и напишите подробно гражданину в комментарии, что требуется исправить (например, нечитаемый скан основной страницы паспорта, необходимо сделать более четкий и загрузить повторно).

Проверка документов на зачисление

• Отфильтруйте заявки по статусу "Требуется проверить документы на зачисление"

• Откройте страницу заявки, кликнув на номер в таблице с результатами.

• Откройте каждый из документов на зачисление, загруженных в блоке "Сканы документов" и сверьте бланки, сгенерированные во Flow, с загруженными гражданином сканами:

  • Договор (в договоре во Flow на каждой странице есть QR-код, он уникальный для каждого бланка договора и если система при автоматической проверке "засомневалась", что в бланке и в загруженном скане QR-коды одинаковые, вы увидите восклицательный знак на скане. Это не значит, что договор необходимо отклонить, просто детальнее сравните его с бланком).

  • Согласие на обработку персональных данных.

  • Заявление.

• Одобрите каждый документ, если по нему нет замечаний/Отклоните документ, если увидели проблему и напишите подробно гражданину в комментарии, что требуется исправить (например, вместо договора загружено фото котика, необходимо скачать бланк договора, распечатать его, подписать со своей стороны и загрузить на проверку).

• В первичные документы есть возможность загрузки документа, подтверждающего трудоустройство: при выбранной форме занятости "Трудоустроен по трудовому договору" можно загрузить "Документ о трудоустройстве». После загрузки документа о трудоустройстве он будет отображаться на странице заявки в блоке "Сканы документов".

  Обращаем внимание, что "Документ о трудоустройстве" не является обязательным для загрузки документом.

  После загрузки документа о трудоустройстве он будет отображаться на странице заявки в блоке "Сканы документов". Сотрудник образовательной организации сможет одобрить/отклонить с указанием причины отклонения, как и остальные документы.

  Важно! Если отклонен ТОЛЬКО документ о трудоустройстве (при этом одобрены остальные первичные документы), заявка НЕ откатывается назад по шагам, в ЛК гражданина отобразится только причина отклонения документа. Заменить отклоненный документ гражданин сможет в разделе "Обучение". После замены его можно будет проверить снова.

Подписание Договора о намерениях

• Отфильтруйте заявки по статусу "Ожидаем подписания договора о намерениях".

• По инструкции подпишите Договор о намерениях.

Проверка документов на отчисление по собственному желанию

Представитель образовательного партнера фильтрует заявки по статусу "Требуется проверить заявление на отчисление" проверяет и одобряет/отклоняет заявление на отчисление. Если слушатель передумал отчисляться, но уже подал заявление на отчисление во Flow, то заявление достаточно просто отклонить и слушатель может продолжить обучение.

Представитель образовательного партнера может также отклонить одобренное заявление на отчисление по собственному желанию, если слушатель передумал и хочет продолжить обучение. По клику на одобренное заявление на отчисление в карточке заявления отобразится кнопка "Отклонить".

Клик на кнопку "Отклонить" после указания причины отклонения возвращает заявку к Обучению. Отклоненное заявление на отчисление не влияет на дальнейшие процессы.